Die Aufrechterh altung einer effektiven Freiwilligenkommunikation ist für den Erfolg jeder gemeinnützigen Organisation von entscheidender Bedeutung. Um die Motivation und das Engagement der Freiwilligen für ihre Arbeit aufrechtzuerh alten, ist es wichtig, sie über die Bedürfnisse der Organisation zu informieren, ihre Wertschätzung für ihre Bemühungen zum Ausdruck zu bringen und sicherzustellen, dass sie verstehen, wie wichtig ihre Beiträge sind. Effektive Kommunikation ist ein entscheidendes Element für den Aufbau dauerhafter Beziehungen zu Freiwilligen.
Fügen Sie einen Bereich für Freiwillige zu Ihrer Website hinzu
Das Hinzufügen eines Freiwilligen-spezifischen Bereichs zu Ihrer Website ist eine großartige Möglichkeit, mit Ihren aktuellen Freiwilligen zu kommunizieren und neue zu gewinnen. Durch die Einrichtung und Pflege eines Freiwilligen-Kommunikationszentrums auf der Website Ihrer Gruppe erleichtern Sie es den Freiwilligen, über die Vorgänge in der Organisation auf dem Laufenden zu bleiben. Stellen Sie sicher, dass Sie Bilder oder Videos veröffentlichen, die Freiwillige in Aktion zeigen (mit deren Erlaubnis). Sie können auch Dinge wie Freiwilligenangebote, bevorstehende Ausschusssitzungen und andere Informationen veröffentlichen, die für Freiwillige von Interesse sind. Je nachdem, wie anspruchsvoll Ihre Website ist, können Sie Freiwilligen möglicherweise die Möglichkeit bieten, Dokumente hochzuladen, ihre Dienstzeiten zu verfolgen oder Schulungsmaterialien anzuzeigen.
Lernen Sie Freiwillige über eine Umfrage kennen
Eine Umfrage ist ein hilfreiches Kommunikationsinstrument, um Freiwillige kennenzulernen und herauszufinden, wie sie sich in Ihrer Organisation engagieren möchten. Erwägen Sie die Bereitstellung einer Umfrage im Freiwilligenbereich Ihrer Website oder fügen Sie sie in eine E-Mail-Vorlage ein, die an neue Freiwillige versendet wird. Es sollten nur ein paar Fragen enth alten sein, die es Ihnen ermöglichen, einen Eindruck davon zu bekommen, an welchen Arten von Freiwilligenaktivitäten sie gerne teilnehmen würden und über welche Fähigkeiten sie verfügen. Lassen Sie jemanden die Ergebnisse überprüfen und wenden Sie sich dann individuell an ihn mit Informationen zu Ausschüssen oder Projekten, die seinen Interessen entsprechen. Geben Sie diese Informationen in eine Freiwilligendatenbank ein, die in Zukunft verwendet werden kann, um Menschen zu benachrichtigen, wenn neue Projekte verfügbar werden.
Kontaktieren Sie Freiwillige über soziale Medien
Nutzen Sie die Social-Media-Präsenz Ihrer Organisation als Kommunikationsinstrument für die Interaktion mit Freiwilligen und anderen Interessengruppen. Ermutigen Sie Freiwillige, den Social-Media-Seiten der Organisation zu folgen und den Gefallen zu erwidern, indem Sie ihnen beispielsweise auf Twitter oder Instagram folgen. Veröffentlichen Sie Fotos und Bildunterschriften, die die Beiträge der Freiwilligen Ihrer Gruppe hervorheben, sowie Links zur Medienberichterstattung über die Gruppe. Ermutigen Sie Freiwillige zur Interaktion, indem Sie die Beiträge der Organisation kommentieren und/oder teilen. Fördern Sie das ehrenamtliche Engagement bei den gesamten Kommunikationsbemühungen der Organisation, indem Sie ein Social-Media-Komitee einrichten, das Social-Media-Beiträge koordiniert oder unterstützt.
Veröffentlichen Sie einen Freiwilligen-Newsletter
Viele gemeinnützige Organisationen versenden monatlich oder vierteljährlich einen Newsletter an Freiwillige sowie an Spender, Finanzierungsagenturen, Verbraucherempfehlungsquellen und andere Gruppen. Das Versenden eines Newsletters ist eine großartige Möglichkeit, interessierte Parteien über die jüngsten Erfolge, aktuellen Projekte und zukünftigen Ziele der Wohltätigkeitsgruppe zu informieren. Es ist auch ein hervorragendes Mittel, um die Beiträge herausragender Freiwilliger anzuerkennen. Je nachdem, wer Ihre Freiwilligen und anderen interessierten Parteien sind, müssen Sie möglicherweise einen Newsletter ausdrucken und verschicken, oder ein elektronischer Newsletter ist für Sie möglicherweise besser geeignet. Erwägen Sie, Stakeholder einzuladen, ihre bevorzugte Lieferoption zu abonnieren.
Persönlichen persönlichen Kontakt pflegen
Wenn es um den Aufbau von Beziehungen zu Freiwilligen geht, gibt es keinen Ersatz für den persönlichen Kontakt mit den Personen, die Ihrer Organisation großzügig ihre Zeit und Talente spenden. Es ist ratsam, in regelmäßigen Abständen persönliche Treffen mit Freiwilligen zu vereinbaren, die Vorsitzende sind oder andere Schlüsselrollen einnehmen, die es Ihrer Wohltätigkeitsgruppe ermöglichen, ihre Mission zu erfüllen. Das regelmäßige Anrufen von Freiwilligen zum Einchecken kann eine wirksame Möglichkeit sein, individuellen Kontakt aufrechtzuerh alten, ohne sie bitten zu müssen, Zeit für eine formelle, persönliche Diskussion oder Videokonferenz einzuplanen. Der Geschäftsführer könnte auch Chat-Zeiten einrichten, zu denen Freiwillige aufgefordert werden, vorbeizuschauen oder anzurufen, um ein persönliches Gespräch zu führen.
Verbindung über Ausschusssitzungen herstellen
Treffen von Freiwilligenausschüssen können für den Erfolg aller Arten von Projekten von entscheidender Bedeutung sein. Wenn ein neues Projekt beginnt, ist es ratsam, ein Treffen mit denjenigen abzuh alten, die an einer Freiwilligenarbeit interessiert sind, damit diese Gelegenheit haben, mehr darüber zu erfahren, welche Arten von Rollen verfügbar sind und welchen Zeitaufwand sie jeweils erfordern. Sobald ein Ausschuss gebildet wurde, sei es für ein spezielles Projekt oder für eine laufende Arbeitsgruppe, sind regelmäßige Treffen weiterhin wichtig, um den Prozess zu steuern und eine effektive Kommunikation der Freiwilligen aufrechtzuerh alten. Am besten legen Sie einen festen Zeitplan für Treffen fest, beispielsweise jeden dritten Dienstag im Monat, damit Freiwillige im Voraus Pläne schmieden können.
Bitten Sie Freiwillige, Feedback zu geben
Die Kommunikation muss in beide Richtungen fließen. Es ist ebenso wichtig, Freiwillige zu ermutigen, ihre Gedanken und Ideen mit der Organisation und ihren Führungskräften zu teilen, wie sicherzustellen, dass die Informationen an die Freiwilligen weitergegeben werden. Es gibt viele Möglichkeiten, es Freiwilligen zu erleichtern, Feedback zu geben oder Vorschläge auszutauschen. Wenn regelmäßig Freiwillige ins Büro kommen, richten Sie eine Vorschlagsbox ein. Oder richten Sie eine Feedback@-E-Mail-Adresse ein, die Freiwillige jederzeit verwenden können. Es ist auch eine gute Idee, sich angewöhnen, den Teilnehmern Zeit für den Austausch von Feedback und Vorschlägen zur Tagesordnung von Besprechungen zu geben. Möglicherweise möchten Sie sogar regelmäßig Fokusgruppen veranst alten, um Feedback zu untersuchen und zu diskutieren. Wichtig ist, dass es für Freiwillige einfach ist, Feedback zu geben.
Veranst alten Sie gesellige Zusammenkünfte für Freiwillige
Bieten Sie Freiwilligen die Möglichkeit, über soziale Zusammenkünfte miteinander in Kontakt zu treten, bei denen es nicht um die Aufforderung geht, Zeit oder Geld zu spenden. Erwägen Sie, regelmäßig einen Mixer nur für Freiwillige in Ihrem Büro oder bei einem Vorstandsmitglied oder Ausschussvorsitzenden zu veranst alten. Laden Sie alle ein, die sich innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens ehrenamtlich engagiert haben. Abhängig vom Budget Ihrer Organisation können Sie für Erfrischungen sorgen oder besser ein Potluck planen. Der Schlüssel besteht darin, Menschen, die ein gemeinsames Interesse an Ihrer Organisation haben, die Möglichkeit zu bieten, sich kennenzulernen und Bindungen zu knüpfen. Schließlich ist es viel wahrscheinlicher, dass Ihre Freiwilligen mit der Organisation verbunden bleiben, wenn auch ihre Freunde mitmachen.
Ehrenamtliches Engagement anerkennen
Stellen Sie sicher, dass Freiwillige für die wichtige Rolle anerkannt werden, die sie planen, damit Ihre Organisation ihren Auftrag erfüllen oder auf andere Weise wichtige Anliegen unterstützen kann. Stellen Sie sicher, dass öffentliche Erwähnungen der Organisation Freiwillige würdigen und sich nicht zu sehr auf den Geschäftsführer oder andere Mitarbeiter konzentrieren. Wenn Sie beispielsweise Werbung für die Organisation machen möchten, weisen Sie Medienvertreter oder Blogger an, zusätzlich zu den Mitarbeitern auch Ausschussvorsitzende oder Vorstandsmitglieder zu interviewen. Wählen Sie bei der Veröffentlichung von Fotos der Aktivitäten der Organisation Bilder aus, auf denen Freiwillige zu sehen sind. Wenn Sie für Spendenaktionen zu besonderen Anlässen werben, sollten Sie erwägen, die Namen der Ausschussmitglieder in der Ankündigung anzugeben.
Den Freiwilligen offiziell seine Wertschätzung ausdrücken
Anerkennung ist wichtig, aber auch Wertschätzung. Bedanken Sie sich unbedingt bei den Freiwilligen, sowohl persönlich als auch in formellen Dankesbriefen. Erwägen Sie, mindestens einmal im Jahr eine Veranst altung zur Anerkennung von Freiwilligen zu veranst alten, beispielsweise ein Mittagessen nur für Freiwillige oder eine andere Zusammenkunft, die eine Rede zur Anerkennung von Freiwilligen und Auszeichnungen für ihre Dienste beinh altet. Verleihen Sie Ehrenamtlichen, die sich besonders um die Gruppe verdient gemacht haben oder langjährige Unterstützer sind, Plaketten oder andere Auszeichnungen. Erwägen Sie Auszeichnungen für Dienstjahre für wichtige Meilensteine sowie Anerkennungsurkunden in Papierform für alle Freiwilligen.
Verwenden Sie eine Vielzahl von Kommunikationstools für Freiwillige
Jede Organisation, die auf den Dienst von Freiwilligen angewiesen ist, muss Maßnahmen ergreifen, um diejenigen zu engagieren und zu h alten, die ihre Zeit und ihr Talent teilen, und um neue Leute zu rekrutieren, die helfen. Es gibt keinen Ersatz für eine effektive Kommunikation mit Freiwilligen. Der Einsatz verschiedener Kommunikationstools wird Ihnen dabei helfen, ein starkes Team von Freiwilligen aufzubauen und zu engagieren, die sich für Ihre Organisation engagieren. Durch effektive Freiwilligenkommunikation können Sie solide Beziehungen zu Personen aufbauen, die sich wahrscheinlich noch viele Jahre lang für Ihre Wohltätigkeitsorganisation engagieren werden.
