Benchmarking wird traditionell von Unternehmen verwendet und ist ein Prozess, bei dem die Stärken einer Organisation oder Abteilung, die Ihrer gemeinnützigen Organisation ähnelt, bewertet und Ihre Arbeit mit der ihrer Organisation verglichen wird. Wenn gemeinnützige Organisationen sich um Zuschüsse bemühen, werden diese Benchmarks häufig als Instrument zur Bewertung der Effizienz der Organisation verwendet.
Was ist ein Benchmark?
Ein Benchmark ist eine Messung, die Ihre vergangene und aktuelle Leistung im Vergleich zu der ähnlicher, erfolgreicher gemeinnütziger Organisationen zeigt – typischerweise im Hinblick auf die Finanzen. Mit dieser Messung können Sie die Stärken und Schwächen Ihrer Organisation bewerten und so Ihre zukünftigen Fundraising- und Programmbemühungen verbessern.
Schritte beim Benchmarking
Ob Sie zum ersten Mal Benchmarks erstellen oder aktuelle aktualisieren, es gibt eine Reihe von Schritten, die für einen reibungslosen Ablauf sorgen. Versuchen Sie den folgenden Vorgang.
Bilden Sie ein Team
Gemeinnützige Organisationen sind dafür bekannt, dass sie unterbesetzt sind und über knappe Budgets verfügen. Deshalb müssen Sie ein Team aus fokussierten Personen zusammenstellen, die beim Benchmarking Ihrer Finanzen zusammenarbeiten können. Wirtschaftsprüfer Andy Maffia schlägt vor, dass dieses Team sowohl diejenigen umfassen sollte, die finanzielle Entscheidungen treffen, als auch diejenigen, die von ihnen betroffen sind, um eine möglichst kohärente Perspektive zu erh alten.
Definieren Sie Ihre Zukunftsvision und Fragen
Buchh altungsexperten von SKR+CO sagen, dass die Definition dessen, was Ihr Unternehmen wirklich messen muss, der erste Schritt im Benchmark-Prozess ist. Konzentrieren Sie sich auf Ihre zukünftigen Ziele und Missionen und die Mittel, die zur Verbesserung dieser Programme erforderlich sind. Wählen Sie zunächst einige Benchmarks aus, insbesondere Bereiche, auf die Sie sich in naher Zukunft konzentrieren möchten.
Zu den Überlegungen gehört Folgendes:
- Programmeffizienz
- Fundraising-Effizienz
- Entbehrliches Eigenkapital oder Rücklagen
- Programmeinnahmen
- Durchschnittliche Beiträge
Benchmarks schreiben
Gute Benchmarks sind der Indikator für eine solide und nachh altige Finanzierung. Mit anderen Worten: Fördermittelgeber möchten an Organisationen spenden, die wissen, wohin sie gehen und wie sie dorthin gelangen.
Nehmen Sie zum Beispiel eine Organisation, deren Mission es ist, „das Leben von Kindern in Innenstädten durch die Förderung der Alphabetisierung zu verbessern“. Die Benchmarks müssen Folgendes enth alten:
- Konkret, was die Organisation tun wird, um die Alphabetisierung zu fördern
- Wie die Organisation beurteilen will, ob sie erfolgreich ist
- Spezifische und messbare Ziele, die nicht nur einen Zeitplan für das Erreichen des Benchmarks, sondern auch eine Methode zur Bewertung umfassen
- Wie das Ziel zum Leitbild der Organisation passt
Eine schlechte Benchmark könnte lauten: „Das Inner City Literacy Project (ICLP) wird die Alphabetisierung durch die Zusammenarbeit mit örtlichen Schulen verbessern.“Diese Aussage ist vage und gibt keine konkreten Informationen darüber, wann und wie die Lese- und Schreibfähigkeit verbessert wird. Ein besserer Maßstab in diesem Szenario wäre: „ICLP wird daran arbeiten, die Lese- und Schreibkompetenz zu verbessern, indem sichergestellt wird, dass jedes Klassenzimmer in diesem Bezirk innerhalb von zwei Jahren über eine Klassenbibliothek mit mindestens 100 Büchern verfügt, indem es zweimal im Jahr Büchersammlungen und Buchmessen durchführt. Fundraising-Veranst altungen werden dafür sorgen.“Die Hauptstadt wird in den nächsten fünf Jahren mindestens drei Lehrerworkshops anbieten und allen neuen Grundschullehrern im Bezirk Mentoren zur Verfügung stellen.„
Daten sammeln und vergleichen
Erfassen Sie zunächst die entsprechenden Daten aus den vergangenen und aktuellen Finanzberichten Ihrer eigenen Agentur für jeden ausgewählten Benchmark. Wenn Sie Teil einer großen Organisation sind, identifizieren Sie die Abteilungen oder Teams mit den höchsten Einnahmen oder der größten Fundraising-Effizienz und vergleichen Sie die Zahlen Ihrer Abteilungen mit denen ihrer Abteilungen.
Organisationen können ihre Kennzahlen auch mit denen von Organisationen mit ähnlichen Missionen und Umsätzen vergleichen. Dazu müssen Sie ähnliche Daten von anderen Organisationen wie Ihrer sammeln. Die Bridgespan Group schlägt vor, dass Website-Besuche, Interviews und Jahresberichte gute Möglichkeiten sind, Informationen von ähnlichen gemeinnützigen Organisationen zu finden. Steuerformulare und Jahresberichte finden Sie häufig auf Websites von Wohltätigkeitsorganisationen. Sie können sich einfach die Daten ansehen, um sie zu vergleichen, oder in Computersoftwareprogramme investieren, die einen wissenschaftlicheren Vergleich ermöglichen.
Benchmark-Bewertung
Es ist wichtig, nicht nur zu beachten, was Sie erreichen möchten, sondern auch, wie Sie feststellen können, ob Sie Ihr Ziel erreicht haben. Die meisten Organisationen evaluieren sowohl intern, unter ihren eigenen Mitarbeitern als auch gelegentlich extern. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Benchmarks einer Organisation zu bewerten. Wenn Sie einen Finanzberater, ein Wirtschaftsprüfungsunternehmen oder einen anderen unabhängigen Fachmann hinzuziehen, erh alten Sie frische, objektive Meinungen und eine fundiertere Beurteilung. Der Vorteil einer regelmäßigen Bewertung innerhalb der Organisation besteht darin, dass die Mitglieder in der einzigartigen Lage sind, zu beurteilen, warum etwas funktioniert oder nicht.
Von anderen lernen
Aufgrund mangelnder Ressourcen und Finanzierung sind viele gemeinnützige Organisationen in der Lage, sich auf das zu verlassen, was bereits getan wurde, anstatt Zeit für die Suche nach Verbesserungsmöglichkeiten aufzuwenden. Benchmarking gibt Organisationen die Möglichkeit, sich ähnliche gemeinnützige Organisationen anzusehen, um erfolgreiche alternative Ansätze zu finden.
