Jede Geschäftsschließungssituation hat unterschiedliche Details. Die Art des Unternehmens bestimmt, welche Maßnahmen Sie, Ihre Kunden oder Lieferanten ergreifen müssen, bevor das Unternehmen endgültig geschlossen wird. Um einen maßgeschneiderten Brief zu entwickeln, der Ihren Bedürfnissen entspricht, beginnen Sie mit einem Musterbrief und passen Sie den Wortlaut an, um die Details Ihrer speziellen Situation widerzuspiegeln.
Vorlagen für Geschäftsabschlussbriefe
Wenn Sie den Prozess der Schließung eines Unternehmens verw alten, kann es für Sie angebracht sein, Briefe an Ihre Kunden und Lieferanten zu senden. Musterbriefe für diese Zielgruppen finden Sie hier. Sie können auf jede Vorlage zugreifen, indem Sie auf das entsprechende Bild klicken. Jede Vorlage ist ein anpassbares PDF-Dokument, das bei Bedarf gespeichert und gedruckt werden kann. Weitere Informationen zum Arbeiten mit den Dokumenten finden Sie in dieser Anleitung zu Ausdrucken.
Kundenbenachrichtigung
Diese Vorlage soll an Kunden gesendet werden, um sie darüber zu informieren, dass ein Unternehmen schließt. Es ist besonders wichtig, diese Art von Brief zu versenden, wenn Kunden Artikel an Ihrem Standort abholen oder andere Maßnahmen ergreifen müssen, bevor das Unternehmen den Betrieb einstellt.
Lieferantenbenachrichtigung
Verwenden Sie dieses Schreiben, um Lieferanten darüber zu informieren, dass Ihre Organisation den Betrieb einstellen wird. Stellen Sie sicher, dass Sie dies rechtzeitig ankündigen, um eine endgültige Rechnungsstellung, Zahlung und Lösung aller ausstehenden Angelegenheiten zu ermöglichen.
Gründe, einen Geschäftsschließungsbrief zu schreiben
Sobald Sie die Entscheidung getroffen haben, Ihr Geschäft zu schließen, ist es nicht ratsam, einfach ein „Geschlossen“-Schild an Ihre Tür zu hängen. Am besten kündigen Sie Ihren Kunden und Lieferanten den Abschluss mit einem formellen Brief an. Sie waren Schlüsselakteure Ihrer Geschäftsaktivitäten, indem sie Ihre Produkte und Dienstleistungen kauften und, im Falle von Lieferanten, Ihnen Produkte und Dienstleistungen lieferten, die für Ihr Geschäft von entscheidender Bedeutung waren. Als eine Ihrer letzten Maßnahmen im Kundendienst müssen Sie ihn im Voraus darüber informieren, dass Ihr Unternehmen nicht mehr verfügbar sein wird.
Das Geschäftsschließungsschreiben ist eine hervorragende Möglichkeit, Ihre aktuelle Geschäftsbeziehung professionell zu beenden und alle Maßnahmen zu erläutern, die von Ihren Kunden und Lieferanten ergriffen werden müssen. Das Versenden eines Briefes dieser Art zeigt, dass Sie sich in gutem Glauben bemühen, mit denjenigen zu kommunizieren und ihnen entgegenzukommen, mit denen Ihre Organisation Geschäfte gemacht hat. Es kann auch dazu beitragen, sicherzustellen, dass alle Angelegenheiten vor dem Abschluss geklärt sind, was dazu beitragen kann, zu verhindern, dass später potenzielle rechtliche Probleme auftreten.
Zeitpunkt der Schließungsbenachrichtigung
Es gibt keine feste Regel, wann Sie einen Geschäftsschließungsbrief verschicken müssen. Das tatsächliche Versanddatum hängt von mehreren Faktoren ab.
Kunden
Sie möchten, dass Ihre besonderen Kunden von Ihnen von der Schließung Ihres Unternehmens erfahren, und nicht durch Gerüchte oder die Entdeckung einer verschlossenen Tür ohne Vorankündigung. Durch die Bekanntgabe werden Ihre Kunden darin bestärkt, dass Sie sie für etwas Besonderes h alten, und sie haben die Möglichkeit, alle erforderlichen abschließenden Geschäftstransaktionen mit Ihnen abzuschließen.
Generell sollten Sie erwägen, mindestens 30 Tage vor dem Abschlussdatum ein Abschlussbenachrichtigungsschreiben per Post zu verschicken oder eine Kopie des Schreibens in Ihre Monatsrechnung aufzunehmen. Ein Dienstleistungsunternehmen wie eine Reinigung oder eine Reparaturwerkstatt muss den Kunden genügend Zeit geben, vorbeizukommen und ihre Sachen abzuholen. Ein Einzelhandelsunternehmen möchte wahrscheinlich viel Zeit für einen Verkauf einplanen, um seinen Lagerbestand zu reduzieren, wobei das Geschäftsschließungsschreiben vor Beginn des Verkaufs veröffentlicht wird.
Lieferanten
Im Allgemeinen ist es am besten, die Lieferanten mindestens 60 Tage vor dem endgültigen Betriebstermin über Ihre Schließungsabsicht zu informieren. Dadurch bleibt genügend Zeit für die Begleichung und Schließung der Konten.
Besondere Berücksichtigung für zukünftige Pläne
Wenn Sie ein Unternehmen verkaufen und planen, unmittelbar danach ein neues, damit verbundenes Unternehmen zu eröffnen, möchten Sie möglicherweise die Zeitspanne zwischen beiden minimieren. Beispielsweise können Sie beschließen, den Brief zur Geschäftsschließung erst kurz vor dem Schließungsdatum zu verschicken, wenn Sie Ihr Housekeeping-Franchise verkaufen und einen eigenen Housekeeping-Service eröffnen.
Was Sie in Ihrem Brief mitteilen sollten
Die Hauptziele eines Geschäftsschließungsschreibens bestehen darin, die Einzelheiten der Geschäftsschließung klar zum Ausdruck zu bringen und dem Leser aufrichtig für sein Geschäft oder seine Dienstleistung zu danken. Diese Briefe müssen nicht lang sein, um wirksam zu sein. Der Buchstabe sollte:
- Teilen Sie dem Leser das Datum mit, an dem das Unternehmen geschlossen wird
- Informieren Sie den Leser über alles, was er tun muss (z. B. die chemische Reinigung abholen, die ausstehende Rechnung begleichen oder zum Abschlussverkauf vorbeikommen)
- Sagen Sie dem Leser, wohin er seine Fragen richten soll
- Danken Sie dem Kunden oder Lieferanten für sein Geschäft
Im Schreiben muss kein Grund angegeben werden, warum das Geschäft geschlossen wird. Handelt es sich bei dem Grund um eine gute Nachricht, beispielsweise um den Ruhestand des Eigentümers, können Sie den Grund in den Brief aufnehmen. Andernfalls ist es normalerweise am besten, den Brief auf Themen zu konzentrieren, die für den Leser wichtig sind, z. B. was er bis wann tun muss.
H alten Sie die Beziehung aufrecht
Es ist immer vorzuziehen, eine Geschäftsbeziehung mit einer positiven Note zu verlassen. Auch wenn Sie nie vorhaben, eine Person wiederzusehen oder mit ihr zusammenzuarbeiten, ist es am besten, in Geschäftsabschlussschreiben hilfsbereit, positiv und aufrichtig zu sein. Ihre Professionalität erleichtert die Schließung des Unternehmens und verschafft Ihnen möglicherweise einen Vorsprung, wenn Ihre zukünftigen Geschäftspläne dazu führen, dass Sie in Zukunft mit denselben Personen zusammenarbeiten.
