Wenn Ihnen ein Mitarbeiter mitteilt, dass er zurücktritt, kann es schwierig sein, zu wissen, was Sie sagen sollen. Führungskräfte werden oft überrascht, wenn ein Mitarbeiter kündigt. Daher ist es wichtig, dass sie darauf vorbereitet sind, angemessen zu reagieren, wenn ein Mitarbeiter ein Kündigungsschreiben einreicht oder erklärt, dass er seinen Job aufgibt.
Was man sagen sollte, wenn ein Mitarbeiter kündigt
Es gibt nicht nur eine richtige Reaktion, wenn jemand seinen Job kündigt. Was Sie sagen sollten, hängt in vielerlei Hinsicht von den Besonderheiten der Situation und den Richtlinien und Verfahren Ihres Unternehmens ab. Egal was passiert, es ist wichtig, höflich und professionell zu reagieren.
Erste Antwortoptionen
Wenn Ihnen ein Mitarbeiter mitteilt, dass er kündigt, seien Sie bereit, sofort und ruhig auf seine Aussage zu antworten. Beispiele für geeignete Erstreaktionen sind:
- Es tut mir leid, das zu hören.
- Danke, dass du mich informiert hast.
- Ich bin überrascht zu erfahren, dass du gehst.
Sagen Sie nichts, was als negativ, wertend oder abfällig interpretiert werden könnte. Reagieren Sie nicht auf eine Art und Weise, die darauf hindeutet, dass Sie die Entscheidung der Person, aufzuhören, persönlich treffen.
Schriftliche Mitteilung anfordern
Die meisten Unternehmen verlangen ein schriftliches Kündigungsschreiben. Wenn der Mitarbeiter kein Schreiben hat, fordern Sie nach Ihrer ersten Stellungnahme eines an. Am besten erh alten Sie eine schriftliche Kündigung, wenn der Mitarbeiter Ihnen mitteilt, dass er das Unternehmen verlässt. Es kann handgeschrieben, per E-Mail an Sie gesendet oder schnell getippt und ausgedruckt werden. Ein Kündigungsschreiben muss lediglich das Datum, eine Erklärung darüber, dass der Arbeitnehmer kündigen möchte, und den voraussichtlichen letzten Arbeitstag der Person enth alten.
Um ein schriftliches Kündigungsschreiben anzufordern, können Sie sagen:
- Ich freue mich, dass Sie es mir gesagt haben, obwohl die Unternehmensrichtlinien ein schriftliches Kündigungsschreiben erfordern. Hast du eines vorbereitet?
- Wenn Sie noch kein Kündigungsschreiben haben, lassen Sie uns jetzt eines verfassen. Hier ist ein Notizblock, den Sie verwenden können.
- HR wird Sie um eine Kopie Ihres Kündigungsschreibens bitten. Wie ich sehe, hast du dein Telefon dabei. Rufen Sie bitte Ihre E-Mail-Adresse auf, geben Sie einfach eine kurze Notiz zur Bestätigung unseres Gesprächs ein und senden Sie sie mir?
Seien Sie bereit, auf Fragen zu antworten, einschließlich der Frage, wie lange das Unternehmen mit der Kündigungsfrist eines Mitarbeiters rechnet. Wenn Sie unsicher sind, finden Sie im Mitarbeiterhandbuch des Unternehmens eine definitive Antwort.
Akzeptiere den Rücktritt
Es sei denn, es gibt einen Vertrag, der es dem Mitarbeiter verbietet, zu kündigen, teilen Sie ihm mit, dass Sie seinen Rücktritt akzeptieren. Teilen Sie ihnen mit, dass Sie oder ein Personalvertreter sich mit Ihnen in Verbindung setzen werden, um die Einzelheiten ihres Austritts aus der Organisation festzulegen, sobald Sie die entsprechenden Kanäle durchlaufen haben.
Folgefragen
Vielleicht möchten Sie ein paar Fragen stellen, um zu verstehen, warum sich die Person entschieden hat, zu gehen. Beispiele für geeignete Fragen sind:
- Wären Sie bereit, mitzuteilen, was Sie zum Rücktritt bewogen hat?
- Ist etwas Bestimmtes passiert, das Sie dazu veranlasst hat, zu gehen?
- Würde es Ihnen etwas ausmachen, mitzuteilen, was Sie nach Ablauf Ihrer Zeit hier als nächstes vorhaben?
Drücken Sie den Mitarbeiter nicht auf Antworten. Ein Arbeitnehmer ist nicht verpflichtet, dem Arbeitgeber mitzuteilen, warum er kündigt oder was er als nächstes vorhat. Stellen Sie auch nicht zu viele Fragen. Wenn ein Mitarbeiter offenbar nicht bereit ist, etwas zu teilen, lassen Sie es lieber sein. Es besteht die Möglichkeit, dass jemand aus dem HR-Team während des Austrittsgesprächs mit der Person ähnliche Fragen stellt.
Wünsche ihnen alles Gute
Beenden Sie das Gespräch höflich, indem Sie Ihre Wertschätzung ausdrücken und ihnen alles Gute wünschen. Zum Beispiel:
- Vielen Dank für Ihre harte Arbeit während Ihrer Zeit hier. Beste Wünsche für weiterhin viel Erfolg.
- Danke, dass Sie es mir persönlich mitgeteilt haben. Ich weiß Ihre Aufmerksamkeit zu schätzen und wünsche Ihnen alles Gute.
- Du wirst uns fehlen. Ich wünsche Ihnen viel Erfolg auf Ihrem beruflichen Weg.
Über den Rücktritt eines Mitarbeiters hinausgehen
Sobald der Rücktritt eines Mitarbeiters angenommen wurde, ist es an der Zeit, sich auf den Übergang zu konzentrieren. Beauftragen Sie das entsprechende Personal mit der Bearbeitung der Kündigungsunterlagen und -verfahren, einschließlich der Personalabteilung und des Informationstechnologieteams. Es muss mit der Suche nach einem Ersatz begonnen werden und die anderen Mitarbeiter müssen benachrichtigt werden. Mit dem Rücktritt eines guten Mitarbeiters umzugehen, ist für keinen Manager eine Herausforderung. Wenn Sie auf diese Eventualität vorbereitet sind, können Sie die Kündigung eines Mitarbeiters mit Professionalität und Anstand verarbeiten.
