Müssen Sie einen Zahlungsaufforderungsbrief schreiben? Auch wenn es unangenehm ist, Kunden zu kontaktieren und sie aufzufordern, überfällige Rechnungen zu bezahlen, ist es etwas, was Menschen, die Unternehmen besitzen und leiten, sicherlich von Zeit zu Zeit tun müssen. Um die hier bereitgestellte Briefvorlage zu verwenden, klicken Sie einfach auf das Bild unten. Das Dokument wird als PDF-Datei geöffnet, die Sie dann nach Bedarf bearbeiten, speichern und drucken können. Verwenden Sie diese Anleitung zu Adobe-Ausdrucken, wenn Sie Hilfe bei der Verwendung dieses Dokuments benötigen.
Anforderungsschreiben zur Zahlung des Restbetrags
Verwenden Sie diese Vorlage, wenn Sie ein Schreiben mit der Aufforderung zur Zahlung des ausstehenden Restbetrags verfassen müssen.
Brief mit der Aufforderung zur Vorauszahlung an einen Kunden
Verwenden Sie diese Vorlage in einer Situation, in der ein Kunde mit Ihnen einen Vertrag über die Bereitstellung von Produkten oder Dienstleistungen abgeschlossen hat, für die eine Vorauszahlung erforderlich ist.
Antragsschreiben zur Zahlungsfreigabe
Verwenden Sie diesen Musterbrief als Ausgangspunkt für die Beantragung der Freigabe einer Zahlung, die bis zum Abschluss einer Transaktion treuhänderisch verwahrt wird.
Schreibtipps für einen Zahlungsaufforderungsbrief
Während Sie die Informationen in der Vorlage an Ihre Situation anpassen sollten, ist es wichtig, einen angemessenen Ton zu verwenden und sicherzustellen, dass das Dokument professionell formatiert ist.
Verwenden Sie einen angemessenen Ton
Wenn Sie einem Kunden einen Brief mit der Bitte um Zahlung schicken, ist es wichtig, Ihren Standpunkt so klar wie möglich zu kommunizieren und dabei einen positiven, professionellen Ton beizubeh alten. Senden Sie keine erste oder zweite Anfrage, die so negativ ist, dass sich der Kunde angegriffen fühlt. Wenn der Ton zu hart ist, könnte der Kunde das Gefühl haben, dass es keinen Sinn macht, die Beziehung zu Ihrem Unternehmen fortzusetzen. Wenn das passiert, besteht das Risiko, dass der Kunde sich dafür entscheidet, die Rechnung nicht zu bezahlen, da ihm die Aufrechterh altung der Beziehung nicht am Herzen liegt.
Verwenden Sie professionelle Formatierung
Verwenden Sie Firmenbriefkopf und ein Standardformat für Geschäftsbriefe, wenn Sie einen Zahlungsaufforderungsbrief per Post oder Fax senden. Abhängig von den Korrespondenzverfahren Ihres Unternehmens kann es auch akzeptabel sein, den Brief per E-Mail zu übermitteln. Wenn ja, ist es besser, den Brief in den Textkörper der E-Mail-Nachricht aufzunehmen und nicht als Anhang. Es ist nicht notwendig, eine Briefkopfvorlage für eine E-Mail-Nachricht zu erstellen, aber Sie sollten die Kommunikation mit Ihrer offiziellen Firmen-E-Mail-Signatur abschließen.
Nachverfolgung
Wenn Sie ein Zahlungsaufforderungsschreiben für ein überfälliges Konto senden und innerhalb von 30 Tagen keine Antwort vom Empfänger erh alten, sollten Sie einen weiteren Anruf in Erwägung ziehen. Wie beim Brief ist es angebracht, einen positiven Ton beizubeh alten. Versuchen Sie, direkt mit der Person zu sprechen, die für die Zahlung der Rechnung verantwortlich ist, und bestätigen Sie den Erh alt des Briefes. Wenn Sie mit dem Verantwortlichen sprechen können, bieten Sie an, die Kreditkartenzahlung telefonisch oder online abzuwickeln. Wenn nicht, fragen Sie, wann Sie mit dem Zahlungseingang rechnen können. Notieren Sie sich das Datum und schreiben Sie anschließend ein Zahlungsverzugsschreiben.
Zusätzliche Aktionen für die Sammlung
Wenn die Zahlung nicht wie vereinbart eingeht, müssen Sie das Konto zum nächsten Schritt im Verfahren Ihres Unternehmens zur Verw altung säumiger Konten eskalieren. Bleibt die Rechnung über einen längeren Zeitraum unbezahlt, muss der Ton künftiger Mahnbriefe härter formuliert werden und ggf. an ein Inkassobüro übergeben werden. Zwar gibt es sicherlich Umstände, unter denen endgültige Inkassomaßnahmen ergriffen werden müssen, es ist jedoch nicht ratsam, dies zu tun, bis Sie alle Möglichkeiten zur gütlichen Beilegung des Zahlungsverzugs ausgeschöpft haben. Erwähnen Sie solche Maßnahmen nicht in der Zahlungsaufforderungskorrespondenz mit Personen oder Unternehmen, deren Rechnungen überfällig sind, bis Sie tatsächlich dazu bereit sind, das Konto zum Inkasso zu schicken oder rechtliche Schritte einzuleiten.
