Das W-9-Formular des Internal Revenue Service (IRS) trägt den Titel „Antrag auf Steueridentifikationsnummer und -bescheinigung“. Dieses IRS-Dokument dient dazu, grundlegende Steuerinformationen von bestimmten Steuerzahlern zu sammeln, bei denen es sich um Einzelpersonen oder Unternehmen handeln kann.
Zweck des Formulars W-9
In erster Linie liefert ein W-9 einem Unternehmen grundlegende Informationen über die Steuerzahler, mit denen es Geschäfte macht. Es ermöglicht ihnen, den an den Steuerzahler für erbrachte Dienstleistungen gezahlten Betrag an das IRS zu melden. US-Bürger und ansässige Ausländer, Unternehmen, Trusts und andere Arten von Unternehmen, die keine Steuern von ihren Einkünften einbeh alten, müssen ein Formular W-9 ausfüllen, während gebietsfremde Ausländer oder ausländische Personen stattdessen das Formular W-8 ausfüllen würden.
Wenn ein Steuerzahler das W-9-Formular nicht ausfüllt und zurücksendet oder eine falsche oder unvollständige Steueridentifikationsnummer (TIN) angibt, können alle an den Steuerzahler gezahlten Beträge einer Quellensteuer unterliegen. In diesem Fall würde das Unternehmen 28 % der dem Steuerzahler geschuldeten Einkünfte einbeh alten und den einbeh altenen Teil an die Steuerbehörde IRS überweisen. Auf diese Weise stellt die Bundesbehörde sicher, dass die entsprechenden Steuern gezahlt werden, auch wenn der Steuerzahler nicht korrekt identifiziert wird.
Wann sind W-9 erforderlich?
Ein Unternehmen muss von jeder Einzelperson oder Firma, für die es eine Informationserklärung beim IRS einreichen muss, ein W-9 erh alten. Beispielsweise muss ein Unternehmen, das einen unabhängigen Auftragnehmer mit der Gest altung der neuen Website des Unternehmens beauftragt, wahrscheinlich ein 1099-MISC-Formular beim IRS einreichen, um anzugeben, wie viel es dem Webdesigner gezahlt hat.
Um ein vollständiges 1099-MISC einzureichen, benötigt das Unternehmen die Identifikationsinformationen des Auftragnehmers – Name, TIN, Adresse usw. Um diese Informationen zu erh alten, muss das Unternehmen vom Auftragnehmer ein W-9-Formular einholen. Ebenso fordern Unternehmen häufig W-9-Formulare von Unternehmensanbietern an, damit sie über die Informationen verfügen, die sie für die Meldung ihrer Geschäftsausgaben gemäß den Anforderungen des IRS benötigen.
Aufbewahrung von W-9-Datensätzen
Wie bei den meisten Steuerdokumenten sollten Unternehmen Kopien aller W-9-Formulare mindestens drei Jahre lang nach Einreichung der letzten relevanten Steuererklärung (oder bis zum Fälligkeitsdatum der Steuererklärung, falls später) aufbewahren. Wenn das Unternehmen im obigen Beispiel im Jahr 2017 einen Vertrag mit dem Webdesigner abgeschlossen hat und er seine Arbeit vor Jahresende abgeschlossen hat, sollte das Unternehmen sein W-9-Formular mindestens bis zum 16. April 2021 aufbewahren (vorausgesetzt, das Unternehmen hat es 2017 eingereicht). Steuererklärung vom 15.04.2018).
So füllen Sie ein W-9-Formular aus
Das eigentliche W-9 ist ziemlich kurz und relativ einfach. Es besteht aus drei Hauptteilen: persönliche Daten, TIN und Zertifizierung.
Abschnitt für persönliche Informationen für Einzelpersonen
In Zeile 1 müssen einzelne Steuerzahler ihren Namen so angeben, wie er in ihrer Steuererklärung erscheint. Auch wenn es sich technisch gesehen um eine Geschäftseinheit handelt, müssen Einzelunternehmer in diesem Abschnitt ihren eigenen Firmennamen angeben.
Einzelunternehmer wiederholen ihren Namen in der zweiten Zeile, die den „Firmennamen oder den Namen der nicht berücksichtigten juristischen Person“erfordert. Hier geben sie ihren vollständigen Namen und die Buchstaben DBA ein, was für „doing business as“steht, gefolgt vom fiktiven Namen des Unternehmens, falls vorhanden. Wenn John Smith beispielsweise Alleininhaber von Speedy Plumbing wäre, würde er die erste Zeile als John Smith und die zweite Zeile als John Smith DBA Speedy Plumbing ausfüllen.
Als nächstes aktiviert der Steuerzahler das Kästchen „Einzelperson/Einzelunternehmer“, das sich unter den Namenszeilen befindet. Der Steuerzahler muss in den Zeilen 5 und 6 auch seine Postanschrift angeben. Die Daten des Kunden können auf der rechten Seite des Formulars in diesem Bereich angegeben werden, sind aber nicht erforderlich.
Abschnitt für persönliche Informationen für Unternehmen
Unternehmen oder andere juristische Personen müssen ihren Firmennamen (genau so, wie er in ihrer Steuererklärung erscheint) in Zeile 1 angeben. Wenn das Unternehmen auch einen Handelsnamen oder DBA hat, steht dieser in Zeile 2.
Als nächstes kreuzt der Steuerzahler das Kästchen an, das angibt, wie das Unternehmen hinsichtlich seiner rechtlichen Struktur klassifiziert wird. Sie müssen angeben, ob es sich bei dem Unternehmen um eine C-Corporation, S-Corporation, Partnerschaft, Limited Liability Company (LLC) usw. handelt.
Wenn es sich bei dem Unternehmen um eine Einzelgesellschaft mit beschränkter Haftung handelt, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Einzelperson/Einzelunternehmer“anstelle des Kontrollkästchens „LLC“. LLCs, die sich für eine alternative Besteuerungsform entschieden haben (z. B. eine LLC, die sich für die Besteuerung als S-Corporation entschieden hat), geben den Steuerklassifizierungscode in das Feld neben dem LLC-Kontrollkästchen ein, wie im Formular angegeben.
Die Hauptpostanschrift des Unternehmens muss in den Zeilen 5 und 6 angegeben werden. Die Adresse des Kunden kann auch im Feld rechts neben dem Abschnitt mit der Postanschrift hinzugefügt werden, ist aber nicht erforderlich.
Ausnahmen
Die meisten Steuerzahler lassen die Leerzeichen in Zeile 4 leer. Das erste Leerzeichen in Zeile 4 gibt an, dass der Steuerzahler von der Quellensteuerbefreiung befreit ist. Einzelpersonen und Einzelunternehmer sind fast nie von der Quellensteuer befreit, in bestimmten Situationen sind jedoch Unternehmen davon ausgenommen. Die Codes und Umstände des Zahlungsempfängers sind auf der dritten Seite des W-9 aufgeführt. Wenn Sie eine dieser Bedingungen erfüllen, geben Sie die entsprechende Codenummer in das erste Feld für Zeile 4 ein.
Der FATCA-Abschnitt in Zeile 4 gilt nur, wenn Sie das W-9 bei einem ausländischen Finanzinstitut einreichen und von der Meldung nach dem Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA) befreit sind. Überprüfen Sie in diesem Fall die Liste der Codes und Gründe auf der dritten Seite des W-9-Formulars, um festzustellen, ob Sie die Voraussetzungen erfüllen, und tragen Sie den entsprechenden Codebuchstaben in das FATCA-Feld in Zeile 4 ein. Fragen Sie im Zweifelsfall das Finanzinstitut, das das Formular anfordert, ob Sie dieses Feld ausfüllen sollen oder nicht.
Informationen zur Kontonummer
Die letzte Zeile im Abschnitt mit den persönlichen Daten bezieht sich auf „Kontonummern“. Hier listet der Steuerzahler alle Konten auf, die er beim IRS hat, um Steuern oder Vorauszahlungen für erwartete Steuerschulden zurückzuzahlen. Diese Informationen sind optional und sollten normalerweise leer bleiben.
Steueridentifikationsnummer (TIN)
Der TIN-Abschnitt muss unabhängig davon ausgefüllt werden, ob der Steuerzahler eine Einzelperson, ein Einzelunternehmer oder ein Unternehmen ist.
- Einzelpersonen tragen ihre Sozialversicherungsnummer auf der rechten Seite des Formulars in die dafür vorgesehenen Felder ein.
- Einzelunternehmer und Einpersonen-LLCs können entweder ihre Sozialversicherungsnummer oder ihre Arbeitgeberidentifikationsnummer (EIN) verwenden, obwohl der IRS Sozialversicherungsnummern bevorzugt.
- Auch wenn eine bestimmte Person für die Entität verantwortlich ist, geben andere Arten von Geschäftseinheiten ihre EIN in die dafür vorgesehenen Felder ein.
Zertifizierungsabschnitt
In diesem Abschnitt unterschreibt der Steuerzahler das Formular und bestätigt, dass die darin enth altenen Informationen der Wahrheit entsprechen. Die Unterlassung oder wissentliche Angabe falscher Informationen führt zu Strafen für den Steuerzahler.
W-9-Konformität
Ob Sie ein unabhängiger Auftragnehmer oder ein Unternehmen sind, das Dienstleistungen für einen Kunden erbringt, oder ob Sie ein Unternehmen sind, das Einzelpersonen oder Unternehmen mit der Erbringung von Dienstleistungen beauftragt, W-9-Formulare sind für die Einh altung der Steuervorschriften von entscheidender Bedeutung. Lassen Sie sich von einem qualifizierten Steuerberater professionell beraten, wenn Sie besondere Umstände haben oder sich nicht sicher sind, ob Sie dieses Formular ausfüllen oder anfordern müssen.
