Während bei allen Geschäftskonferenzen im Allgemeinen eine Vielzahl von Rednern anwesend sind, die Themen besprechen, die für die Teilnehmer von Interesse sind, umfassen die besten Veranst altungen eine Reihe verschiedener Arten von Aktivitäten. Stellen Sie sicher, dass die nächste Veranst altung, die Sie planen, ein Erfolg wird, indem Sie Optionen einbeziehen, die alle Segmente der Zielgruppe ansprechen.
Hauptredner
Hauptredner können für Konferenzteilnehmer ein großer Anziehungspunkt sein. Hierbei handelt es sich in der Regel um allgemeine Sitzungspräsentationen, d. h. es gibt keine anderen Redner, die gleichzeitig Sitzungen abh alten. Die Themen gehen in der Regel über die üblichen Angebote der beruflichen Weiterentwicklung hinaus und bieten Inspiration oder einzigartige Einblicke. Während Hauptredner jederzeit eingeplant werden können, werden sie häufig für die erste und letzte Sitzung einer Konferenz gebucht.
Je nach Größe und Budget der Veranst altung buchen einige Gruppen Prominente oder andere hochkarätige Personen als Hauptredner. Dan Rather war beispielsweise 2016 Hauptredner für HR Florida und Malala Yousafzai wird auf der Konferenz und Expo 2018 der Society for Human Resource Management (SHRM) sprechen. Kleinere Organisationen buchen für diese Sitzungen häufig lokale Prominente oder Motivationsredner. Sie können Hauptredner über Organisationen wie die National Speakers Association oder Big Speak finden.
Breakout-Sitzungen
Breakout-Sitzungen sind Bildungsprogramme, die den ganzen Tag über bei Geschäftskonferenzen stattfinden. Es sind mehrere Sitzungen gleichzeitig geplant, damit die Teilnehmer aus einer Vielzahl von Themen auswählen und ihren Zeitplan individuell anpassen können. Erwägen Sie, erfolgreiche Fachleute auf Ihrem Gebiet, Branchenberater und Trainer, Vertreter von Regierungsbehörden und andere Experten für Keynote-Slots zu buchen. Erwägen Sie, auf der Website Ihrer Organisation einen Aufruf zur Einreichung von Vorschlägen für Referenten zu veröffentlichen, um Personen, die an einer Mitarbeit interessiert sind, zur Einreichung von Vorschlägen zu ermutigen.
Bei der Planung von Breakout-Referenten ist es wichtig, eine breite Themenvielf alt anzubieten und die Themen so zu verteilen, dass die Teilnehmer wahrscheinlich an Programmen teilnehmen können, die ihren Interessen entsprechen. Wenn Sie beispielsweise zwei Referenten zum Thema Buchh altung haben, planen Sie diese zu unterschiedlichen Zeiten ein, sodass die Personen, die sich am meisten für Buchh altung interessieren, die Möglichkeit haben, an beiden teilzunehmen. Bieten Sie gleichzeitig ganz unterschiedliche Themen wie Marketing oder Kundenservice an, sodass auch Teilnehmer, die sich nicht für Buchh altung interessieren, eine große Auswahl haben.
Brainstorming-Sitzungen
Einer der größten Vorteile der Teilnahme an Konferenzen ist die Möglichkeit, gleichgesinnte Fachleute zu treffen und mit ihnen zu kommunizieren. Erwägen Sie, in der Tagesordnung Zeit für Brainstorming-Sitzungen zu bestimmten Themen einzuplanen. Beispielsweise könnten Sie einige Breakout-Sitzungen für Rundtischgespräche über aktuelle, für die Teilnehmer relevante Themen reservieren. Alternativ könnten Sie Sitzbereiche in der Lobby des Veranst altungsortes festlegen, die zu verschiedenen Tageszeiten für Diskussionen über besondere Interessen reserviert sind. Teilnehmer, die daran interessiert sind, mehr darüber zu erfahren, was andere über die angegebenen Themen denken, werden sich über die Gelegenheit freuen, an so etwas teilzunehmen.
Einzelhandelsumsätze
Auf Konferenzen gibt es häufig tragbare Einzelhandelsgeschäfte, in denen Teilnehmer Markenartikel kaufen können, die der Sponsorverband anbietet, wie z. B. T-Shirts, Stifte, Portfolios und mehr. Diese Einzelhandelsgeschäfte führen in der Regel auch Bücher von Autoren, die auf der Veranst altung sprechen. Wenn Ihre Gruppe nicht in der Lage ist, in eine große Menge Inventar zu investieren, stellen Sie den Teilnehmern einfach ein paar Ausstellungsstücke zur Verfügung, die sie bei der Veranst altung bestellen und per Direktversand zu ihnen nach Hause oder ins Büro liefern lassen können. Sie werden es wahrscheinlich zu schätzen wissen, dass sie keine Gegenstände herumtragen oder einpacken müssen, um sie mit nach Hause zu nehmen, sodass Sie auf diese Weise möglicherweise noch mehr verkaufen.
Signierstunden
Apropos Autoren: Es ist eine gute Idee, Signierstunden für Redner einzuplanen, die während der Veranst altung Bücher veröffentlicht haben. Im Allgemeinen ist es am besten, die Signierstunde eines bestimmten Autors unmittelbar nach der Rede des Einzelnen zu veranst alten, da Teilnehmer, die von der Präsentation des Einzelnen begeistert sind, möglicherweise direkt zur Signierstunde gehen, um ein Buch zum Signieren zu kaufen. Dies kann Ihrer Gruppe helfen, den Buchverkauf anzukurbeln, und es macht die Aussicht, bei Ihrer Veranst altung zu sprechen, für Autoren besonders attraktiv.
Messe
Die meisten Geschäftskonferenzen beinh alten einen Messeteil, bei dem ein Bereich reserviert wird, in dem Anbieter und Sponsoren gegen eine Gebühr Stände aufbauen können, um ihre Produkte und Dienstleistungen vorzustellen. Das Geld, das durch die Gebühren im Zusammenhang mit der Messeteilnahme eingeht, kann dazu beitragen, die Kosten für die Durchführung der gesamten Veranst altung zu decken und der planenden Organisation außerdem dabei zu helfen, Einnahmen zur Unterstützung ihrer Geschäftstätigkeit zu erzielen.
Bei einigen Konferenzen bleibt die Messe durchgehend geöffnet, während bei anderen der Aussteller-Standbereich den Teilnehmern nur zu Zeiten zur Verfügung steht, in denen keine Sitzungen stattfinden. Jedem Aussteller wird ein bestimmter Standplatz zugewiesen, an dem er Displays aufstellt, um seine Produkte und Dienstleistungen zu bewerben. Sie beauftragen Teammitglieder mit der Besetzung der Stände und der Interaktion mit den Teilnehmern. Die meisten verteilen Produktliteratur und bieten Geschenke an (in der Regel Werbegeschenke oder Snacks) und sammeln Kontaktinformationen von den Teilnehmern, um sie in Zukunft für Marketingzwecke zu verwenden.
Stille Auktion
Wenn Ihre Konferenz eine wichtige Spendenaktion für die Sponsorengruppe oder einen anderen Verein darstellt, sollten Sie die Durchführung einer stillen Auktion in Betracht ziehen. Dabei werden gespendete Gegenstände gesammelt, auf die die Teilnehmer für einen bestimmten Zeitraum während der Konferenz bieten können. Sobald das Bieten endet, „gewinnt“der Höchstbietende für jeden Artikel – was bedeutet, dass er den Artikel kauft. Diejenigen, die sich engagieren, haben Spaß am Einkaufen und am Wettbewerb, vor allem, wenn sie tolle Schnäppchen machen, und die Organisation profitiert von einer zusätzlichen Einnahmequelle aus der Veranst altung.
Essen: Mahlzeiten und Snacks
Essen ist ein wichtiger Bestandteil jeder Konferenzveranst altung! Möglicherweise müssen Sie Mahlzeiten und Snacks im Kongresszentrum, Hotel oder an einem anderen Veranst altungsort kaufen, an dem die Veranst altung stattfindet. Wenn die Veranst altung früh am Tag beginnt, sollten Sie morgens ein leichtes Frühstück, ein Mittagsgericht oder ein Buffet sowie Nachmittagssnacks einplanen. Bei einigen Veranst altungen ist an einem oder mehreren Abenden auch ein Abendessen inbegriffen, insbesondere wenn eine Preisverleihung oder eine besondere abendliche Keynote-Präsentation stattfindet.
Achten Sie bei der Bestellung des Menüs darauf, eine große Auswahl an Optionen zur Verfügung zu haben, um besonderen Ernährungseinschränkungen Rechnung zu tragen. Wenn Sie eine Auswahl am Buffet anbieten, stellen Sie sicher, dass es Optionen für Menschen gibt, die Dinge wie Gluten, Zucker, Weizen, Nüsse oder Fleisch nicht essen können (oder wollen). Es ist auch ratsam, Optionen für diejenigen bereitzustellen, die einen veganen Lebensstil verfolgen. Wenn Sie Tellergerichte servieren, ermöglichen Sie den Teilnehmern, sich für Gerichte zu entscheiden, die zu ihrer Essgewohnheiten passen. Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, besteht darin, einen Abschnitt in das Anmeldeformular aufzunehmen, in dem die Teilnehmer diätetische Einschränkungen angeben oder Sonderbestellungen aufgeben können.
Auftaktempfang
Erwägen Sie, am ersten Abend der Konferenz einen Auftaktempfang zu veranst alten, der sich darauf konzentriert, die Teilnehmer für die Veranst altung zu gewinnen und Unterstützer (Anbieter und Sponsoren) zu fördern. Die Idee besteht darin, eine unterh altsame Veranst altung zu veranst alten, auf die sich die Menschen freuen und die ihnen die Möglichkeit gibt, auf strukturierte Weise mit anderen Teilnehmern in Kontakt zu treten.
Diese Empfänge finden oft auf der Messefläche statt und ermöglichen den Besuchern einen ersten Blick auf die Aussteller in entspannter Atmosphäre, wo Speisen und Getränke serviert werden. Dies schafft einen Mehrwert für Anbieter und Sponsoren, die für Ausstellerstände zahlen, da diese Empfänge in der Regel von Konferenzteilnehmern gut besucht werden.
Sie können wahrscheinlich einen Sponsor finden, der die Kosten für diese Art von Veranst altung im Austausch für Werbeleistungen übernimmt. Wenn Sie an der Rezeption Alkohol ausschenken möchten, sollten Sie darüber nachdenken, jedem Teilnehmer eine bestimmte Anzahl an Getränkekarten zu geben, damit er ein paar Getränke kostenlos erh alten kann. Dies trägt dazu bei, die Kosten zu kontrollieren und auch andere potenzielle Haftungsprobleme zu minimieren. Für Speisen und andere Getränke sollte keine Gebühr erhoben werden.
Soziale Verbindungen
Es ist eine gute Idee, den Teilnehmern zusätzliche informelle Möglichkeiten zu bieten, miteinander in Kontakt zu treten und auf entspannte Weise Kontakte zu knüpfen. Sie könnten beispielsweise einen Tweetup einbinden, der es den Leuten ermöglicht, sich in einem lustigen Warum zu vernetzen und gleichzeitig die Social-Media-Präsenz der Veranst altung zu verbessern. Wählen Sie einen offiziellen Hashtag für die Veranst altung aus, damit die Teilnehmer ihre Erfahrungen online teilen können.
Es ist auch eine gute Idee, den Teilnehmern die Möglichkeit zu geben, sich für die Teilnahme an Gruppenveranst altungen anzumelden, die sie selbst bezahlen würden, z. B. Mahlzeiten in bestimmten Restaurants, mit Rednern oder Autoren, deren Arbeit bei der Veranst altung hervorgehoben wird, oder um die lokalen Sehenswürdigkeiten zu besichtigen. Dies ist insbesondere für Personen von Vorteil, die nicht mit anderen Menschen, die sie kennen, an der Veranst altung teilnehmen, da sie so die Möglichkeit haben, andere Teilnehmer kennenzulernen und sich in der Umgebung zu engagieren, ohne sich auf eigene Faust auf den Weg machen zu müssen.
Unterh altung
Unterh altung kann eine tolle Zusatzfunktion für große Konferenzen sein, insbesondere wenn sie sich über mehrere Tage erstrecken. Einige mehrtägige Konferenzen beinh alten Veranst altungen außerhalb der Geschäftszeiten wie Konzerte, Comedy-Aufführungen oder Partys, an denen die Teilnehmer teilnehmen können. Der Eintritt für Teilnehmer sollte in der Gesamtregistrierungsgebühr für die Veranst altung enth alten sein, Sie sollten ihnen jedoch wahrscheinlich auch den Kauf zusätzlicher Tickets nur für den/die auf Unterh altung ausgerichteten Teil(e) gestatten. Auf diese Weise ist es für Geschäftsreisende, die Freunde oder Familienmitglieder mitbringen, möglich, ihre Reisebegleitung für solche Veranst altungen einzubeziehen.
Trainingsgruppen
Es kann schwierig sein, mit Ihrem Trainingsprogramm auf dem Laufenden zu bleiben, wenn Sie auf einer Konferenz unterwegs sind. Es kann hilfreich sein, wenn die Veranst alter einen Zeitplan für organisierte Gruppenübungen veröffentlichen. Sie können beispielsweise ein mit der Umgebung vertrautes Komiteemitglied damit beauftragen, tägliche Spaziergänge oder Läufe zu veranst alten, oder einen Bereich am Veranst altungsort reservieren, um denjenigen, die daran teilnehmen möchten, Gruppenfitnesskurse anzubieten.
Preise für die Teilnehmertür
Menschen lieben es, Dinge zu gewinnen, daher kann es großartig sein, den Teilnehmern Möglichkeiten zu bieten, sich während der Veranst altung zu registrieren und Türpreise zu gewinnen. Sie können von der Sponsororganisation bereitgestellte Türpreise sowie von Anbietern beigesteuerte Artikel einbeziehen. Einige Gruppen verleihen beispielsweise möglicherweise einen Hauptpreis in bar (finanziert von der Organisation oder einem Sponsor) sowie kleinere Preise, die von Messeausstellern gespendet werden.
Viele Gruppen verw alten den Prozess der Vergabe von Türpreisen, indem sie den Teilnehmern Bingokarten aushändigen, auf denen der Name jedes Sponsors oder der ersten Verkäufer steht, die sich registrieren und bezahlen. Die Teilnehmer müssen die angegebenen Stände aufsuchen, um einzigartige Stempel oder Unterschriften zu erh alten. Anschließend nehmen die fertigen Karten an einer Verlosung teil. Die Karten werden zu einem vorher festgelegten Zeitpunkt (normalerweise am Ende des Tages) gezogen und die Preise werden an die anwesenden Teilnehmer vergeben.
Bei einigen Veranst altungen vergeben Anbieter, die Türpreise haben, diese, indem sie Visitenkarten von Teilnehmern sammeln oder Barcodes von ihren Ausweisen scannen.
Aussteller-Türpreise
Einige Gruppen bieten Ausstellern auch Türpreise an, um die Einzelpersonen und Unternehmen, die die Konferenz finanziell unterstützen, stärker einzubinden. Eine Möglichkeit besteht darin, einen oder zwei Aussteller zu verlosen, um freie Standfläche für die Veranst altung im Folgejahr zu erh alten. Vielleicht möchten Sie auch die Namen von Lieferantenvertretern verlosen, um lustige Preise zu vergeben, die sie gerne erh alten. Sie werden es zu schätzen wissen, und es kann ihnen helfen, ihre Arbeitgeber im nächsten Jahr zur Teilnahme zu bewegen!
Bewertungen
Es ist wichtig, Feedback von den diesjährigen Teilnehmern sowie den Anbietern und Sponsoren zu erh alten. Bieten Sie allen Beteiligten die Möglichkeit, ein Bewertungsformular auszufüllen. Sie könnten Papierauswertungen auf der Veranst altung verteilen oder im Nachhinein innerhalb weniger Tage eine Umfrage verschicken. Egal wie Sie um Feedback bitten, es ist wichtig, dass Sie es tun! Es ist auch wichtig, dass Sie zuhören! Veröffentlichen Sie die Ergebnisse und berücksichtigen Sie das Feedback, das Sie erh alten, wenn Sie mit der Planung der Veranst altung im nächsten Jahr beginnen.
Ich wünsche Ihnen eine tolle Konferenz
Dies ist zwar keine umfassende Liste aller möglichen Arten von Aktivitäten, die in eine Konferenz einbezogen werden könnten, aber es ist ein guter Ausgangspunkt. Überprüfen Sie diese Ideen und ermutigen Sie die anderen, die an der Planung Ihrer nächsten Veranst altung beteiligt sind, dasselbe zu tun. Nutzen Sie das Gelernte, um einige Aktivitäten auszuwählen und als Ausgangspunkt für andere Ideen zu nutzen, die dazu beitragen können, Ihre Veranst altung für Ihre Zielgruppe noch attraktiver zu machen. Es gibt viele Konferenzen, daher ist es wichtig, Maßnahmen zu ergreifen, um sicherzustellen, dass Ihre Konferenz wertvolle Möglichkeiten und Ressourcen für die berufliche Weiterentwicklung sowie Spaß bietet.